まず、どの理由で減らないのかを見分ける
先月の表と今月の表を並べて、次の3つを数えると、どの理由が大きいかの見当がつきます。
- 新しく入った行と、閉じた行は、どちらが多いか。入る方が多ければ、表の書き方より先に、引き受ける量の問題です。新しい行を入れるときに、何をやめるかを定例で一緒に決めます。
- この1か月、定例で一度も話題に出なかった行は何本あるか。多ければ、何でも表に入れている状態です。下で書く「誰が困るか」の問いで、外す候補が見つかります。
- 3週以上持ち越している行に、何が出たら閉じるかが書いてあるか。書かれていない行が多ければ、この記事の本題です。
優先の順が無いという理由は、多くの場合この3つのどれかと重なって出てきます。重なりが見えたら、まず本数の多い方から手を付けます。
条件が無い行は、担当の方が自分では閉じにくい
課題の行は、「新しい申込書の様式を検討する」「関係部署と調整する」のように、やることの動詞で書かれていることがよくあります。 検討も調整も、いつ終わったと言えるのかが文から読み取れません。期日を書いても、期日が決めるのは「いつまでに」で、「何をもって終わりか」ではありません。
完了の条件を出来事で書く、閉じる人を1人にする。ここまでは、プロジェクト管理の本やツールの入力欄でもおなじみです。 ソフトウェア開発のやり方では、依頼する側の責任者（プロダクトオーナー）が受け入れの条件を書く、という役割分担もよく知られています。 ところが、営業や部署をまたぐ定例には、その役にあたる人がいないことがほとんどです。条件の欄が空いたままになるのは、条件を書くこと自体が、小さな決定だからです。 「部長の可否が出たら閉じる」と書けば、部長に判断を求めると決めたことになります。担当の方の立場では、自分の課題の終わりを自分で決めるのは書きにくいものです。
よくある書き方
「申込書の様式を検討する」
担当：営業・管理／期日：月末
↓ 誰も条件を書かないまま定例へ
- 何が出たら終わりかが書かれていない
- 2人のうち、どちらが閉じるのか決まっていない
- 期日が来ても、延ばすほかない
「継続です」で翌週へ持ち越される
条件を書く人を先に決める
担当が下書きし、頼んだ人が決める：
「新様式の可否を部長が出したら閉じる」
↓ 可でも否でも、その日に閉じられる
- 可＝閉じて、切り替え日を決める行を1行立てる
- 否＝旧版のままと決め、次に見直す時期も書いて閉じる
- 閉じるのは「どう決めたか」を1行書いたとき
行が「やること」でなく「決めること」になる
図：条件を決める人を先に決め、可でも否でも閉じられる形で書きます。
条件を決めるのは、課題を頼んだ人
決める人と、欄に書き込む人は分けます。部長や他部署の方が、課題管理表に自分で書き込むことはまずありません。 担当の方が条件を下書きし、頼んだ人に「これが出たら、この件は閉じてよいですか」と一言で確かめます。定例の場でも、廊下でも、チャットの一行でも構いません。 返事が「いい」なら、決めたのは頼んだ人です。担当の方が自分で自分の課題の終わりを決める形を避けられます。
誰に確かめるかは、次の順で決めます。
- その課題を頼んだ人・結果を使う人がいる行は、その人に確かめます。何が出てくれば困りごとが片づくのかを知っているのは、頼んだ側だからです。
- 頼んだ人がはっきりしない行は、定例の場で「この課題が片づかないと、誰が困るか」を尋ねます。名前が挙がれば、その人に確かめます。
- 誰も困らない行は、一覧から外す候補にします。何でも一覧に入れてしまう、という一つ目の理由にも、ここで手が入ります。
- 決める人がまだいない行（担当の部署が決まっていない、など）は、「決める人を決める」という行に書き換え、定例の主催者が持ちます。
条件は、担当以外の人が見ても起きたかどうか分かる出来事で書きます。「方向性が固まった」「おおむね合意した」は、人によって受け取り方が違うので避けます。 そのうえで、可・否のどちらが出ても閉じられる形にしておきます。「可の場合に閉じる」だけだと、否が出た行は閉じても元の問題が残り、新しい行が立つだけになるからです。 否のときは「旧版のまま」「今期は見送る」と決めたこと自体を決定として残して閉じ、困りごとが残るなら、次にいつ見直すか（または誰が引き受けるか）を同じ1行に書きます。 行を閉じることと、困りごとが片づくことは同じではありません。「見送り」と書けば何でも閉じられる形にしないための1行です。
閉じるのは、「どう決めたか」を1行書いたとき
閉じた行を一覧から消してしまうと、半年後に同じ話が出たとき、前に何を決めたのかがたどれません。 かといって「閉じた行の記録をつける」を別の作業にすると、忙しい週に抜けて、表が途中で止まります。
そこで、行を閉じる手順そのものに、記録を入れてしまいます。閉じた日と「どう決めたか」の1行を書いた時点で、その行は閉じたと数えます。書かれていない行は、まだ閉じていません。 「様式は旧版のまま。理由＝取引先の入力欄と合わないため」のような1行です。課題管理表に「閉じた日」「どう決めたか」の列を足して書き、閉じた行は別のシートへ移します。 この表は、プロジェクトが終わったあとも会社に残り、次に同じ種類のプロジェクトを始めるときの下書きになります。
条件が決まっても、先方の返事や社内の決裁を待って閉じない行は残ります。待っている行の書き方は、進行表の「ステータス」の言葉をそろえる記事にまとめています。
今週できる3つ
ここだけ持ち帰っても、次の定例から変えられます。いまの課題一覧が1つあれば始められます。
1
3週以上の持ち越し行に、頼んだ人の名前を書き添える
「検討する」「調整する」「進める」で終わる行に、その課題を頼んだ人・結果を使う人の名前を書きます。分からない行は「不明」と書いて先へ進みます。直すのは次の定例で話す10行だけで構いません。
目安20分／材料＝いまの課題一覧
2
条件を下書きして、頼んだ人に一言で確かめる
「これが出たら閉じてよいですか」と聞きます。「不明」の行は定例で誰が困るかを尋ね、誰も困らない行は外す候補に、決める人がいない行は「決める人を決める」行に書き換えます。
目安＝1行1分の確認＋定例の最初の10分／材料＝1の名前
3
「閉じた日」と「どう決めたか」の欄をつくる
この1行が書けたら閉じた、と数えるように決めます。否で閉じた行には、次に見直す時期か引き受ける人も同じ1行に書きます。
材料＝課題管理表（列を2つと、閉じた行を移すシートを1つ足す）
社内で詰まりやすいのは、頼む先が社外や他部署にある行
条件を書く人を決めるところまでは、社内で始められます。進めにくいのは、条件を書いてほしい相手や、返事を待っている相手が、他部署の決裁者や先方にある行です。 担当の方の立場からは「条件を書いてください」とも「返事をください」とも言いにくく、議題に上げても、誰が誰にどう頼むかが決まらないまま次の週に回りがちです。
当社が営業・組織の仕組み化パートナーとしてお受けしているものの一つが、営業支援プロジェクトの進行管理です。 社外の者が入っても、他部署の決裁に口を出せるわけではありません。お手伝いするのは、その手前の準備です。 週次の定例は貴社で回していただき、当社との月2回の打ち合わせで、止まっている行ごとに誰に確かめるかの割り振りを見直し、依頼文や確認の一言の下書き、部署をまたぐ打ち合わせの議題と論点の整理を、第三者の立場で用意します。 終わったあとも回るよう、課題管理表と決めたことの記録は貴社の手元に残します。